Buchung Resturlaub Personalbereich

[Rechtlerin]

Hallo an alle Telekom-Mitarbeiter/innen,
ich habe unabhängig von Kollegen/innen gehört, dass im Buchungssystem (vermutlich Saphir) der Resturlaub ohne deren
Wissen eingebucht und somit als beantragt verbucht wurde.
Diese Buchungen sind im ab Sept. durchgeführt worden, um den Resturlaub abzubauen - dies gilt für den Fall Mitarbeitern,
die ohne Beschäftigung waren und den Urlaub nicht bei der Personalstelle gemeldet haben oder bei Mitarbeiern, die den
Resturlaub nicht verplant haben.
Hier sollte wahrscheinlich so viel wie möglich an Urlaubstagen verplant werden - aber diese Buchungen in Saphir sind natürlich
ohne Wissen der Beschäftigen durchgeführt worden.

- Wer hat solche Erfahrungen gemacht ?
- Ist es eigentlich normal, dass solche Buchungen ohne einen Urlaubsantrag von der Personalstelle vorgenommen werden dürfen?
- Was haben diese Buchungen rechtlich gesehen für eine Bedeutung, wenn diese ohne das Wissen der Beschäftigten durchgeführt
wurden?

Wenn der Beschäftigte eine nicht ordnungsgemäße Buchung im System durchführt (z. B. falsche Beginn-/Endezeit), dass ist das
ein Grund für eine Entlassung oder zumindest für eine Abmahnung bwz. Disziplinarverfahren.

[Bundesfreiwild]

Ja, die unbeschäftigten Transfermitarbeiter werden dazu gezwungen (laut Betriebsvereinbarung Urlaub Vivento), ihren Urlaub zu 80% zum Jahresbeginn zu verplanen.
Was geplant wird, gilt als genehmigt und wird eingegeben. Manch einer hat auch schon mal vergessen, dass er evtl. im Oktober was geplant hatte. Das bleibt natürlich als genehmigt und abgewickelt im System stehen, wenn keine Änderung erfolgt.
Dieser Plan kann auch unterjährig noch geändert werden per Änderungs/Verlegungsantrag.

Natürlich SOLL der Urlaub im Urlaubsjahr abgewickelt werden 01.01.-31.12 des Urlaubsjahres. Aus dienstlichen UND AUS PERSÖNLICHEN GRÜNDEN können Urlaubstage auf Antrag auch ins Folgejahr verlegt/verplant werden. Wenn man wegen Krankheit Urlaub nicht nehmen konnte, verfällt er ja sowieso erstmal nicht direkt.
Was überhaupt nicht gern gesehen wird ist, wenn im Septembe die Aufforderungen an die TMA rausgehen, man solle doch den Resturlaub verplanen, dass dann überhaupt keine Reaktion erfolgt. Man sollte dann schon reagieren und seinen Urlaub verplanen, ggfs. einen Antrag (mit Grund) für die Verlegung ins nächste Urlaubsjahr stellen.

Natürlich darf kein Urlaub von den Personalbuchführerern einfach in Saphir eingegeben werden, wenn kein Urlaub geplant, genehmigt und abgewickelt wurde. Soweit kommts noch! Es gibt auch keine Regelung in der BV, dass nicht genommener Urlaub einfach von Vivento oder HR per Eingabe in Saphir als abgewickelt eingebucht werden könnte, wenn kein Urlaub beantragt wurde.
Das wäre Urkundenfälschung!
Die Abwicklung von Urlaub bedarf eines Urlaubsantrages seitens des Beamten!
Wenn er ihn NICHT beantragt und nicht nimmt, dann verfällt er eben beim rechtlichen "Verfalldatum" und das ist NICHT der 31.12. der Urlaub soll grundsätzlich im Urlaubsjahr abgewickelt werden, was nicht heisst, dass er das müsste.


Warum haben sie es evtl. trotzdem getan???

Die erfolgreiche Urlaubsabwicklung ist Teil der Zielerreichung. Je weniger Resturlaub ansteht, desto besser die Zielerreichung. Da könnte also irgendwas gelaufen sein, um die Zahlen zu schönen.

Resturlaubstage werden bilanztechnisch nicht gern gesehen, weil man sie sozusagen als monetär bewertete Verbindlichkeit aus dem abgelaufenen Jahr gegenüber dem Mitarbeiter in der Bilanz ausweisen muss. Macht Buchungsarbeit und belastet die Bilanzzahlen.

Dazu kommt, dass Vivento in 2014 ja ein neuer Betrieb sein soll. Da will man evtl. mit einer Urlaubsnull "neu anfangen". Vivento soll ja auch angeblich noch einen neuen Namen bekommen. Die interne Umorganisation läuft noch bis schätzungsweise Ende März.

Falls einer der unbeschäftigen Viventoinsassen eine Unregelmässigkeit befürchtet, sollte er sofort seinen V-Berater kontaktieren und mal per e-Mail nachfragen, wie der Stand seiner Resturlaubstage ist. Antwort abwarten. Falls dabei "Komisches" passiert sein sollte, den Betriebsrat benachrichtigen.

[Rechtlerin]

Hallo Bundesfreiwild,
in den beschriebenen Fällen war es so, dass der Beschäftigungslose keinen Urlaub eingetragen hatte.
Als dann im Juli/Aug. 2013 der restliche Urlaub beantragt wurde, kam anscheinend der Hinweis, dass
kein Urlaub genehmigt werden kann, da der gesamte Urlaub bereits verplant war.

Merkwürdig ist, dass für diesen Beschäftigten bis dahin kein Urlaubsantrag im Jahr 2013 eingereicht wurde.
Nach mehrfachen Nachfragen und Beschwerden wurde die (falsche) Urlaubsbuchung zwar gelöscht, aber
auf mehrfache Nachfragen wurde immer wieder mitgeteilt, dass anscheinend nicht mehr nachvollziehbar
wäre, ob und wer die Buchung vorgenommen hat.

Hier wurde nach Meinung des Beschäftigten vermutlich vom Personalbereich der Resturlaub einfach im
System gebucht, ohne dass jemals ein Urlaubsantrag vorlag.
Und dann wird auch noch so getan, als wenn die Urlaubsbuchung nicht nachvollzogen werden kann.

Dabei ist jede Buchung im System (und schon mal ganz mit SAP-System) im Nachgang vollziehbar und
somit ist auch der- oder diejenige zu ermitteln, welche/r die Buchung vorgenommen hat.

Wenn es wirklich eine Person aus dem Personalbereich gemacht hat, wäre das denn wirklich eine
Urkundenfälschung???

[Kater-Mikesch]

Hallo Rechtlerin, hallo Bundesfreiwild,

dass bei den Beschäftigungslosen der Urlaub ohne Urlaubsantrag vom Beschäftigten im System gebucht wurde, könnte auch ein Versehen gewesen sein.
Denn ich kann mir nicht vorstellen, dass einer aus dem Bereich Vivento oder HBS die Buchungen ohne "Zuruf" bzw. ohne Urlaubsantrag in dem dafür vorgesehenen System einbucht...

Oftmals "vergessen" die Beschäftigungslosen bei der Vivento oder der PBM NL einfach die Beantragung, da hier ja auch kein Druck aufgebaut wird, so wie es im "normalen" Betrieb ist. Im "normalen" Betrieb wird jeder auch zu Beginn seinen Urlaub so weit wie möglich beantragen, um auch frühstmöglich den Urlaub zu den Wunschzeiten zu erhalten...dafür besteht bei den Beschäftigungslosen ja nicht so ein Druck.
Es sei denn, das diese in eine Einheit versetzt werden und sich dann halt für den Urlaub hinten anstellen müssen, wenn sie sich nicht Ihren Urlaub haben zusichern lassen...

[Bundesfreiwild]

Nee.
Bei Vivento MUSS der Urlaub von den Unbeschäftigten zu 80% zu Beginn des Jahres verplant werden. MUSS. Diese Planung gilt gleichzeitig als Antrag.
Falls bis Ende Februar KEINE Rückmeldung vom zuständigen Vermittler kommt, dass der Urlaub aus dienstlichen Gründen NICHT zu den verplanten Terminen genommen werden kann, gilt der Urlaub Ende Februar AUTOMATISCH als genehmigt.
Er wird im System eingebucht und systemisch zu den Terminen als genommen gebucht.
FALLS der unbeschäftigte TMA nicht unterjährig eine Verlegung der Termine beantragt, ist der Urlaub genommen worden - auch wenn der Unbeschäftigte Mitarbeiter vielleicht völlig verpennt hat, dass er eigentlich Urlaub hatte.

Der Urlaubsantrag landet also in 1. Instanz beim eigenen Vermittler, der ihn genehmigt, bzw. nicht genehmigt. Dieser Urlaub wird auch von Vivento-Menschen im Vivento-System gebucht. (Vivento hat KEINEN direkten Zugriff auf die Saphir-Konten der Beamten!).
Wenn also in den SAP-Konten der Beamten Urlaub eingebucht wird, MUSS es eine Information an den HR-Bereich seitens Vivento gegeben haben (in der Regel der Berater/Vermittler)

Ich habe selbst schon die Erfahrung gemacht, bei einer Diskussion über genommene, einzelne Urlaubstage meinerseits, dass es Buchungsfehler gibt.
In dem mitgelieferten Screen-Shot meines Kontos konnte ich sogar noch einen wichtigen Fehler erkennen, nämlich dass auch ein komplettes 2-wöchiges Krankheitsattest NICHT eingebucht war, obwohl ich das Attest natürlich abgeschickt hatte. Hätte vielleicht später mal zu disziplinarischen Komplikationen kommen können, wenn ich das nicht durch Zufall gesehen hätte.

Es ist also wichtig für JEDEN Mitarbeiter, der von Vivento betreut wird, dass er sowohl seine Urlaubsanträge ausdruckt, die evtl. bis Februar auto-genehmigt sind, als auch die Zusagen, bzw. Ablehnungen und alles in seine Vivento-Akte zu Hause versenkt.
Bei dem Durcheinander von Zuständigkeits- und Beraterwechseln in Vivento kann man sich nur so sicher sein, dass man ggfs. nachweisen kann, WER die Dinge wann bearbeitet hat.

Der Personenkreis, der mit den Personalbuchungen in Vivento beschäftigt ist, ist sehr klein. Das müsste nachvollziehbar sein. Ich gehe davon aus, dass es bei den IT-seitigen restriktiven Rollenvergaben in den Personalbuchführungssystemen erkennbar sein MUSS, wer welche Buchungen ausgeführt hat.
Aus meiner Zeit in der Bilanzbuchhaltung weiss ich, dass JEDE Buchung mit meiner persönlichen SAP-ID nachvollziehbar war.

Die reden sich raus.

Zu den nicht verplanten 20% Resturlaubstagen:
Vivento-Berater schreiben STANDARDmässig alle Mitarbeiter und TMA mit Resturlaub ab September an, dass sie ihre Resturlaubstage doch bitte schön verplanen müssen.
Und nicht nur einmal!
Wer darauf nicht reagiert und wenigstens mal ne Planung abliefert, ggfs. den Antrag auf Verlegung aus persönlichen Gründen ins nächste Jahr stellt, der verhält sich einfach dumm. Diese Resturlaubsplanung gilt natürlich dann auch als gegeben und genehmigt und wird im System ebenfalls als abgewickelt gebucht, wenn man nicht noch vorher was anderes beantragt.

Nichtsdestotrotz - wenn die restlichen 20% nicht verplant wurden, auch dann verfällt der Urlaub nicht einfach und er kann auch nicht zu einem x-beliebigen Termin einfach mal so vom Viv-Vermittler oder vom HR-Bereich als genommener Urlaub eingestellt werden.

Jede Argumentation seitens des Mitarbeiters im Streitfall läuft natürlich ins Leere, wenn er selbst keine Unterlagen speichert, die über seine Vivento-Urlaubsanträge und -abwicklung handfest Auskunft geben.

Ich würde im Falle, dass man meine 5 Resturlaubstage 2013 einfach mal so im Dezember 2013 ins SAP eingegeben hätte, schriftlich protestieren und verlangen, dass nachvollzogen wird, mit welcher SAP-ID die Buchungen vorgenommen wurden und wer Viventoseitig den Auftrag dazu gegeben hat.

[Rechtlerin]

Hallo Bundesfreiwild,

es geht hier nicht um die Planung des Urlaubes bzw. die Genehmigung.

Bei dem Beschäftigten wurde ohne sein Einverständnis und ohne eine Anfrage für Urlaub, geschweige denn
eines schriftlichen Urlaubsantrages, der Resturlaub im System verbucht.
Vermutlich war das aus einer Zielvorgabe eines verantwortlichen Mitabeiters, denn warum sonst sollte eine
solche Buchung ohne Wissen des Beschäftigten durchgeführt werden.

Ich gehe davon aus, dass dieser Beschäftigte bei der PBM NL bzw. der Beschäftigungslose bei der PBM NL
geführt wird. Dort kommt zwar regelmäßig die Anfrage, dass der Urlaub verplant werden muss, aber es gibt
keine rechtliche Vorgabe dazu.

Ergo:
Hier wurde einfach ohne Kenntnis des Betroffenen der Resturlaub im System als beantragt und genehmigt
eingetragen, aber der Beschäftigte hat defenitiv keinen Antrag oder dergleichen eingereicht...

Jetzt ist die spannende Frage:
Wie nennt man eine solche (rechtswidrige) Buchung in einem Personal-System, die ohne Wissen des Beschäftigten
durchgeführt wurde?

Wenn ich meine Kommen/Gehen-Zeiten falsch eingebe, ist das eine Urkundenfälschung - das kann eine Kündigung
nach sich ziehen - oder???

[Bundesfreiwild]

Ich sehe ganz klar einen Verstoss - wie auch immer man den bezeichnen will.
Wenn kein Urlaubsantrag vorlag, kann auch kein Urlaub gebucht werden.
Wie "abgelaufene" Urlaubsansprüche (die ja zu einem bestimmten Termin tatsächlich verfallen), vom SAP-HR "ausgebucht" werden, weiss ich nicht.

Aber hier liegt ja eine AKTIVE Handlung seitens HR vor, den Urlaub einzubuchen.

Der Witz ist, dass der HR-Bereich normalerweise bei Unbeschäftigten (Viv und PBM) eigentlich GAR NICHTS tut, wenn von Vivento kein Auftrag dazu erfolgt. Da die PBM-ler normalerweise auch einen Vivento-Berater als "Arbeitsvermittler" haben, KANN der Auftrag für eine Urlaubsbuchung auch -meiner Meinung nach- nur aus Richtung Vivento gekommen sein.
Die HR-Leute (BES, HMS, egal welche Aufgabe) befolgen die Aufträge von Vivento ohne Hinterfragen. Sie denken sich zwar ihr teil, tun es aber, weil Anweisung von oben.

So könnte man vielleicht am ehesten Erfolg haben bei der Ursachenforschung, wenn man bei Vivento ansetzt. Ich schreibe dir im PN weiteres.

[Kater-Mikesch]

Hallo,
aus Kollegen-Kreisen ist bekannt, dass bei bestimmten Personengruppen der Resturlaub anscheinend einfach ausgebucht wird...

Es ist aber fast unmöglich bis nicht möglich, hier einen Nachweis einer rechtswidrigen Buchungen eines Verantwortlichen nachzuweisen. Denn es heiß immer wieder, dass der eine keine Buchungsberechtigung hat und bei demjenigen nachfragen muss, der angeblich gebucht hat.
Und genau dieser kann keine Buchung im System finden - am Ende findet sich vielleicht doch eine Buchung im System, und die ist dann aus einem Fehler passiert...Pech gehabt...

Ich sehe es aber so, dass wenn einer eine Urlaubs-Buchung im System vorsätzlich falsch ausführt, dies eine Urkunden-Fälschung ist.
Das ist das Gleiche, wenn ein Mitarbeiter z. B. seine Arbeitsstunden im System falsch eingibt - so einfach ist das...
Sollte keine Klärung von Seiten des Personalbereichs durchgeführt werden (oder will keiner eine Klärung durchführen), dann kann eine Strafanzeige gegen Unbekannt erstattet werden - dann erfolgt die Klärung von den Ermittlungsbehörden...

[Aubacke]

so ein Unsinn!!!

[Kater-Mikesch]

Hallo Aubacke,

wenn du schon einen Einzeiler ohne jeden Sinn und Zweck schreibst, dann äußere dich doch einfach mal gezielt...und wen meinst du überhaupt.

Manipulationen an Arbeitszeiterfassungsgeräten erfüllen den Straftatbestand der Urkundenfälschung und des Betruges (vgl. Arbeitsgericht Frankfurt am Main (ArbG), Urteil vom 24.02.2005; Az.: 18/2 Ca 4896/03).
Wenn eine Personen ein Arbeitszeiterfassungsgerät oder in anderen Erfassungssystem vorsätzlich falsche Buchungen verursacht, ist das natürlich eine Urkundenfälschung. Genauso wie der Arbeitnehmer eine Fälschung begeht, kann auch der Buchungsverantwortlich bei einer vorsätzlich falschen Buchung natürlich eine Urkundenfälschung begehen...

Hier mal ein Link für den Bereich der Verfehlung eines Arbeitnehmers:
http://www.arbeitsrecht.de/rechtsprechu ... sgrund.php

Gleiches gilt natürlich im Gegenzug für einen Arbeitgeber, der vorsätzlich einen Urlaubsantrag im System einbucht, wohl wissend, dass kein Urlaubsantrag eingereicht wird. Wenn dies dann auch noch aus dem Grunde geschieht, ein Urlaubskontingent abzubauen, brauchen wir über die rechtliche Situation nicht mehr zu diskutieren...

[Rechtlerin]

Guten Tag,

eine vorsätzlich falsche Buchung in einem Pesonalerfassungssystem ist eine Urkundenfälschung.
Egal ob dies jetzt vom AN/Beamten oder vom Personalbereich vorgenommen wird. Denn warum
soll eine vorsätzliche Falschbuchung im Personalerfassungssystem für den Arbeitnehmer ein
Kündigungsgrund sein und für den Arbeitgeber nicht.

Das gilt für die vorsätzlich falsche Buchung im System.
Wenn es für den AN/Beamten eine Urkunde ist, dann ist es für den ArbG auch eine Urkunde.
Eigentlich ganz einfach - oder nicht?

[Kater-Mikesch]

Hallo,

kann es sein, dass die Buchungen von Resturlaub bzw. das Ausbuchen des Resturlaubes von den Vivento-Betreuern vorgenommen wird?

Kann es sein, dass aus dem Grunde der Zielerreichung bei den Viv.-Betreuern diese Ausbuchungen vorgenommen werden.

Grds. habe ich kein Problem mit Ausbuchungen, wenn diese vorher angekündigt werden - aber wenn im Sept. schon damit begonnen werden sollte, einen noch zu nehmenden Urlaubsanspruch auszubuchen, dann wäre das schon sehr merkwürdig und dies kann ich mir beim besten Willen nicht vorstellen...